La Fórmula del seguimiento

¿Recuedas a Ali Babá y los 40 ladrones? Me refiero por supuesto a uno de los cuentos de “Las mil y una noches” en el que Alí Babá descubre la fórmula que abre las puertas de la cueva en la que los 40 ladrones guardan su tesoro.

Simplemente pronunciando “Ábrete Sésamo” las puertas se abren y el tesoro está listo para cambiar de manos (mmm, ¿de allí vendrá el dicho “el que roba a un ladrón…”?).
Y si traigo a colación este famoso cuento es porque hay un equivalente moderno al “Ábrete Sésamo” que abre de par en par las puertas a nuevos negocios. Si dominas la fórmula secreta nunca te volverás a lamentar por la falta de clientes y tu negocio crecerá de formas insospechadas.

La llamo “Fórmula de Seguimiento” o “la Fórmula del Follow-up”, si prefieres. Introducida la semana pasada, ahora cientos de suscriptores a mi newsletter, accedieron a los secretos de la fórmula de seguimiento por medio de mi Nuevo Programa de Audio: “The Art and Science of Telephone Follow-up.”

En esta nota voy a explorar algunos de los detalles de esta fórmula y el impacto que produce en el desarrollo de nuestros negocios.
4 Aplicaciones de la Fórmula de Seguimiento (Follow-up)
Hay básicamente 4 actividades de marketing en las que puedes aplicar la formula de seguimiento. ¿Cuántas estás usando actualmente?
•1. Seguimiento después de una actividad de networking
•2. Seguimiento después de recibir un referido
•3. Seguimiento después de dar una presentación
•4. Seguimiento después de una campaña de mailing

Estas actividades son oportunidades de convertir a nuestras relaciones comerciales en prospectos calificados. Pero si no realizas un seguimiento, se terminarán perdiendo todos los esfuerzos puestos en el marketing.

Para tener resultados satisfactorios con la fórmula de seguimiento, necesitas aplicar las siguientes reglas.
Reglas de la fórmula de Seguimiento o Follow-up
1. Siempre es mejor realizar el seguimiento enseguida. No esperes una semana o unos pocos días para hacer un primer contacto. Haz todo lo posible para hacer esa llamada de seguimiento en uno o dos días. Por cada día que esperas, disminuye el efecto de la llamada.
2. Si no haces la llamada de seguimiento, las posibilidades de que el prospecto la haga son bastante reducidas. No es que no este interesado en tu producto o servicio, quizás lo esté, sencillamente es TU trabajo como proveedor hacer ese llamado. No pienses que es una intrusión, sino una oportunidad para hacer contacto.
3. Piensa en esas llamadas como “llamadas introductorias” no como “llamadas de venta”. La llamada de seguimiento es el puente entre el marketing y la venta. Su propósito es determinar, en primer lugar, si existe una posibilidad de hacer negocios con ese prospecto.
4. Está preparada/o. Nunca “improvises”. Usa un guión o borrador que sirva de guía durante la llamada. Esto te mantendrá por el buen camino y enfocada en lo que tienes que decir en vez de preocuparte por lo que pensará la persona que estás llamando. Esta es la clave de una llamada efectiva.
5.Siempre termina la llamada con una acción acordada:
a) no llamarás nuevamente pues no hay interés en tu propuesta.
b) llamarás nuevamente más adelante para ampliar tu exploración o,
c) harás una cita (en persona o por teléfono) para analizar trabajar juntas/os.

Los números de la Fórmula de Seguimiento
En mi experiencia de cada 3 a 5 llamados resulta, al menos, un cliente. A veces te irá mejor, a veces peor.; pero si no llamas, ¡los resultados serán un tremendo cero!
Piensa en las actividades de marketing que desarrollaste durante el último mes. ¿Cuántas oportunidades de seguimiento has aprovechado? ¿Cuántas veces has evitado hacer esa llamada de seguimiento o hiciste un trabajo deficiente?

Según mis estimaciones, el profesional independiente promedio pierde o arruina entre seis y diez llamadas de seguimiento por mes. Eso significa dos o más clientes que no ganaste ese mes.

Si pones en práctica algunas actividades básicas de marketing, generarás prospectos calificados. Luego, si haces esas llamadas de seguimiento, es muy probable que un porcentaje resulten en nuevos clientes.
Clientes que dejan dinero en tu bolsillo.
¿No es hora de qué domines la fórmula de seguimiento?

En conclusión
Cuando comprendes la formula de seguimiento y la aplicas a tu emprendimiento, tendrás el poder de Alí Babá cuando pronunciaba las palabras mágicas: “Ábrete Sésamo” para recibir riquezas incalculables. Sí, la fórmula de seguimiento es un poco más compleja, pero las buenas noticias es que es fácil de aprender.
Si quieres dominar la fórmula y te manejas en inglés, te recomiendo el programa de audio: “The Art and Science of Telephone Follow-up” y domina la fórmula Follow-up: http://www.actionplan.com/tc/tc_telephone_fu.html

Autor: Robert Middleton
Fuente: Mujeres de Empresa (www.mujeresdeempresa.com)

Alicia Díaz

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Teletrabajo: ha llegado su tiempo? – Parte II

Una encuesta de la Empresa Fortune sobre 1000 empresas y organizaciones gubernamentales – incluye artículos relacionados con la negación al teletrabajo objeciones, como persuadir a los superiores para permitir el teletrabajo y un perfil del editor Señor Nick Sullivan sobre sus experiencias de teletrabajo

by Amy Bellinger, Helen La Van

“Teletrabajo no es para todas las organizaciones, pero el 80 por ciento de las objeciones por parte de los supervisores se basan en el mito. Visualizar que un empleado no esté sentado en el sofá tomando una cerveza y viendo los juegos durante las horas de trabajo.”

Una ola de desinformación ensombrece la opinión de empleadores sobre el teletrabajo como una forma viable, atractiva, el aumento de puestos de trabajo-, la opción de ahorro, la idea de dejar que los empleados trabajen en casa puede todavía tener un largo camino por recorrer. Aunque nuestra encuesta reveló menos que el crecimiento estelar y la adopción formal de los programas de teletrabajo, poco a poco, las corporaciones americanas van acercándose a las nuevas formas de trabajo. Y para los pocos valientes que se atreven a dar el gran paso, los beneficios pueden ser enormes.

Nolan de Pacific Bell resume el futuro del movimiento workat-home: “A menudo el teletrabajo se coló en la puerta de atrás, no en la forma de una política de toda la compañía, pero en un programa piloto iniciado por un respetado renegado de la empresa. Siempre hay Alguien en una organización – en algún lugar – que esté dispuesto a darle una oportunidad. Entonces, la idea puede que se pongan al día. “

CONFESIONES DE UN TELETRABAJADOR
Tiene el Editor Señor Nick Sullivan lo mejor de ambos mundos? Aquí, nos habla de lo positivo y negativo del teletrabajo.
“Que bien lo hiciste!” O, “¿Qué bueno!” La mayoría de la gente dice algo así cuando escuchan que trabajo para una revista de mi casa y aún recoge un cheque de pago ordinario, plantea, bonificaciones, y otros beneficios. Quisiera contarme entre el 89 por ciento que se declaran muy satisfechos en nuestra encuesta sobre Teletrabajo. Pero a veces me siento como un planeta solitario girando en círculos alrededor del sol, lejos del calor y el poder.

Yo vivo en Massachusetts-por-el-mar en una antigua granja de vacas, en donde mi esposa y yo trabajamos más o menos a tiempo completo teniendo nuestras oficinas en nuestro propio hogar. Viajo 200 millas a la oficina central en la ciudad de Nueva York una vez o dos veces al mes,

Este arreglo me ha permitido pasar mucho más tiempo con mis hijos (que están ahora en segundo grado y en jardín de infantes) que el que hubiese pasado si fuese un empleado común. Los veo en el desayuno, después de la escuela, para la cena, los llevo a fiestas de cumpleaños, a gimnasia, al médico, etc. Yo diría que el compartir más tiempo con mis hijos es el número uno de los beneficios del teletrabajo. Especialmente durante el caótico período preescolar, mi accesibilidad también dio a mi esposa una mayor oportunidad de continuar su propia carrera.

El segundo mayor beneficio es que yo generalmente tomo más el control de mi trabajo, puedo reservar tiempo para completar los proyectos, sin tener que preocuparse porque seré llamado a una reunión. Digo “en general” porque mi día puede ser igual de fácilmente perturbado por llamadas telefónicas como cualquier otra persona. Entre la falta del trabajo tradicional y la falta de distracciones, tengo más tiempo que los trabajadores tradicionales no tienen, para hacer ejercicio después del trabajo o en la hora del almuerzo, andar en bicicleta. Hacer jardinería o tocar música Por supuesto, si hubiese visto mi jardín o escuchado mi música no le hubiese dado mucha importancia a mi afirmación.

¿Qué hay sobre las desventajas?La comunicación ha sido a veces un problema, pero no insuperables por una revista dedicada a hacer el mejor uso del correo electrónico y faxes, las llamadas telefónicas de los amigos de mis hijos o vecinos son siempre una molestia. Pero estas distracciones me dan un sentido de lugar, la sensación de que mi planeta solitario está habitado.

Debo admitir que la adición de una posible distracción em mi vida – una batería en la esquina de mi oficina. Ahora es una ventaja para el teletrabajo. Como teletrabajador maduro y experimentado, sin embargo, creo que se puede confiar en mi para resistir el impulso de tocarla.
El principal inconveniente que tengo es el síndrome del planeta, habiendo sido retirado de la acción – un sentimiento compartido por muchas de las personas que respondieron a nuestra encuesta de Teletrabajo.

A veces esto se manifiesta en una paranoia de que estoy fuera del circuito de información, otras veces me siento como si estuviese en un tapiz rodante no puedo bajar. Es decir, creo que no puedo ser ascendido a un nuevo nivel de responsabilidad, ya que ello significaría la gestión de personas – y no hay nadie aquí para administrar. Sé que en la las oficinas centrales han aprendido a gestionar por resultados, que es la razón por la que puedo sentarme en un fardo de pasto y trabajar frente a una computadora. Pero no creo que en la actualidad las organizaciones que cambian tan rápidamente estén muy dispuestas a permitir que los empleados remotos manejen a otros por resultados, que es la única forma en que podría manejarlos. Ni siquiera estoy seguro de que deberían. Hasta las comunicaciones entre las oficinas remotas y el centro mejoren podría ser demasiado impráctico.

Es, el teletrabajo todo lo bueno que debería ser? A pesar de los problemas de comunicación y el resto, debería decir que sí. Cuando la gente dice que lo logré me encojo de hombros en forma indiferente, pero en secreto mi corazón vibra de alegría

CÓMO NEGAR LAS OBJECIONES MÁS COMUNES A TELETRABAJO
-Usted no va a estar aquí para ayudar a otros miembros del personal. Puedo estar disponible por teléfono y por fax en todo momento.
-Sería romper el equipo. Las reuniones de equipo se planean de antemano y serán más productivas como resultado de ello.
-Nuestros clientes esperan que nosotros estemos en la oficina. Dado que la mayoría de nuestros clientes nos llaman, pueden con la misma facilidad hablar conmigo en casa.
-Sería demasiado distractivo para usted trabajar en un lugar donde se deben hacer los quehaceres domésticos. Me distraería menos que estar en la oficina. Con constantes reuniones, compañeros de trabajo parando en mi oficina para charlar, e indiscriminadas llamadas telefónicas. Habiendo grandes períodos de tiempo ininterrumpido me permitirá concentrarme más en determinados proyectos como la redacción de informes. Seré más productivo.
-Usted no trataría de ocuparse de sus hijos mientras trabaja, ¿verdad? No Si trabajo en el hogar, el acceso al tiempo dedicado a los niños aumentará y yo en realidad tendré más opciones.
-¿Cómo vas a conseguir tu correo y mensajes telefónicos? Voy a llamar a mi teléfono para mensajes. Voy a recoger mi correo periódicamente, y los temas realmente importantes me pueden ser enviados por fax o por mail.
- Usted no va a ser supervisado. La cantidad de tiempo que estoy siendo supervisado ahora es mínima, puedo ser evaluada sobre la base de mis resultados, más que en el proceso de lograr esos resultados, que es como alguien en mi posición debe ser evaluada.
- No estamos preparados para ello. ¿Qué pasa si todo el mundo quiere hacerlo? Usted no está obligado a dejarme hacer esto siempre, o comenzar una política para toda la compañía. Hagamos una prueba durante seis meses y luego evaluaremos. Puede utilizar mi experiencia para ayudar a elaborar directrices.

SE PUEDE HABLAR?
¿Cómo convencer a tu jefe que le permita teletrabajar?
- Aprender la tecnología. El éxito del teletrabajo se basa en las comunicaciones electrónicas. Conviértase en un experto en línea; usar su fax como un arma. Mostrando la iniciativa de dominar la tecnología podría hacer su caso más fuerte.
- Escriba una propuesta. Detalle cómo se imagina trabajando desde su casa. Plan de réplicas a las objeciones que su organización es probable que le plantean. También incluya un plan de trabajo de una semana, de ser necesario, una recomendación de la forma en que su desempeño puede ser cuantificado y evaluado.
- Obtener información antes de tiempo. Encueste a compañeros de trabajo y los directores de otros departamentos de trabajo si nadie ha tratado de teletrabajar
- Recopilar historias de éxito. Buscar historias sobre otras personas que teletrabajan, en especial las personas con puestos de trabajo similares a los suyos, Cuantas más pruebas usted tenga de que otros lo han hecho, mejor será su caso.
- Hágalo temporario. Proponga teletrabajar por un período de prueba; no es necesario tomar decisiones finales. Establezca criterios de antemano que se utilizarán para evaluar el éxito del prueba.
- Pruebe, pruebe de nuevo. Si su jefe es resistente, pregunte por qué razones concretas, de modo que usted pueda contra ellos la próxima vez.

 

Alicia Díaz

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Teletrabajo: ha llegado su tiempo? – Parte I

Una encuesta de la Empresa Fortune sobre 1000 empresas y organizaciones gubernamentales – incluye artículos relacionados con la negación al teletrabajo objeciones, como persuadir a los superiores para permitir el teletrabajo y un perfil del editor Señor Nick Sullivan sobre sus experiencias de teletrabajo.

by Amy Bellinger, Helen La Van

La frase lo mejor de ambos mundos, probablemente, se aplica mejor a la idea del teletrabajo que a casi cualquier cosa que usted se pueda imaginar. No todo el mundo tiene la valentía suficiente para empezar a tener su propia empresa, pero teniendo un trabajo corporativo que usted puede hacer desde su casa con salario completo y todos los beneficios es una situación fuera de este mundo para muchas personas

Como fuertes proponentes del movimiento del teletrabajo (una cuarta parte de nuestro personal trabaja desde su casa por lo menos a tiempo parcial), HOME OFFICE COMPUTING obtuvo información de los gerentes de recursos humanos y directores de más de 1000 compañías y organizaciones gubernamentales para conocer la activud de las corporaciones americanas acerca del teletrabajo. Aquí hay un vistazo de lo que descubrió.
Debido a las muchas razones de peso para subirse al carro de los triunfadores – la reducción de los gastos de oficina, conservación de los empleados, el cumplimiento de la legislación de reducción de la contaminación, el 30 por ciento de las organizaciones encuestadas informó el patrocinio de un programa de teletrabajo. Y más de la mitad de ellos tenían normas escritas sobre el teletrabajo,

Algunos de los encuestados aseguran que el teletrabajo llegará a la larga sus organizaciones, pero no están preparados para ello en este momento. Lamentablemente, casi todos los empleadores sin un programa de teletrabajo dijeron tener menos del 10 % de posibilidades de adoptar este sistema..

Según nuestra encuesta, el factor más importante utilizado por los funcionarios para determinar si un trabajador puede teletrabajar es una demostrada capacidad de trabajar de manera independiente. Además, una amplia gama de títulos – desde director MIS hasta procesador de textos – se les permite teletrabajar, según nuestra encuesta. Setenta y dos por ciento de los encuestados consideró que la mejor razón para dejar que la gente trabaja desde su casa fue la de retener empleados valiosos. El tráfico y la contaminación se consideraron razones importantes en un 71 por ciento de los encuestados.

La mayoría de las empresas con programas de teletrabajo en nuestra encuesta dice que consideraciones familiares también fueron razones de peso para poner en marcha el programa. Sesenta y tres por ciento consideró que aliviar la relación hogar/lugar de trabajo ha impulsado otra alternativa de trabajo, como los movimientos de trabajo compartido, tiempo parcial, el trabajo profesional, licencia familiar, y horario, fue la causa principal para aplicar el teletrabajo en el futuro. Y, sorprendentemente, la ventaja de la reducciòn de gastos de oficina cayó a la última parte de la lista, con un 58 por ciento de calificación.

Pacific Bell en California es una empresa que se ha subido al carro de los vencedores, no sólo para sus propios empleados, sino como un defensor de la comunidad del teletrabajo. “Hemos probado el concepto en Los Angeles en 1984. El Comité Organizador Olímpico sugirió a los mayores empleadores de la ciudad mantener a sus empleados fuera de las empresas durante las dos semanas de los Juegos Olímpicos”, dijo Carol Nolan, director del proyecto de teletrabajo. “Funcionó. Ahora tenemos cerca de 1000 empleados felices en el programa, la mayoría de los cuales trabajan en casa un día a la semana.”
Cuando la encuesta preguntó como difería la productividad , si existiese alguna diferencia, entre los empleados que trabajaban en la oficina y los que los hacían desde su casa, los que lo hacían desde sus casas recibieron un buen record. El cincuenta por ciento de los encuestados dijo que los teletrabajadores son más productivos en el hogar, el 46 por ciento dice que no hay diferencia, y sólo el 4 por ciento de los dijo que sus teletrabajadores serían más productivos si volviesen a la oficina.

La calificación global de satisfacción de las empresas con teletrabajadores fue alto – desde el punto de vista del teletrabajo tanto para los empleados como para sus supervisores directos. Hay problemas, sin embargo. A los encuestados se les preguntó sobre los comentarios negativos y positivos escuchados de teletrabajadores y de sus supervisores. Los problemas citados por los propios teletrabajadores son el aislamiento, la dificultad de la comunicación, la falta de oportunidades de promoción, resentimiento de sus compañeros de trabajo, y todo tipo de problemas con las reuniones – la programación de ellas, la falta de ellas, y no saber acerca de ellas.

Desde el punto de vista de sus supervisores, comentarios tales como “Los teletrabajadores no pueden mantener el circuito de la información”, “Los empleados no están siempre disponibles cuando se necesiten”.

Si bien hemos escuchado un fuerte apoyo de los partidarios de teletrabajo en la muestra de la encuesta, también hubo una importante cantidad de negativistas. Más del 60 % de los encuestados no apoya el teletrabajo, no ha estudiado el tema, no cree que se debería estudiar, y no cree que habría alguna posibilidad de teletrabajo en sus organizaciones, incluso en el año 2000. Las razones más comunes que dieron se centraron en la resistencia por parte de los gerentes y supervisores. Casi el 57 por ciento de los empleadores destacó la resistencia por parte de la gerencias al más alto nivel, en razón de que no habían investigado sobre teletrabajo.

Algunos de los encuestados fueron francos, en su evaluación de la gestión de la falta de disposición, escrito en razones tales como la “conservación de la organización” y el “miedo a la pérdida de control.” “No me sorprendería saber que estas organizaciones le dijeran un rotundo no al teletrabajo”, dice Gil Gordon, presidente de Telecommuting Consultants, una firma con sede en Monmouth Junction, Nueva Jersey, que asesora a grandes empresas sobre el teletrabajo. “Si se pregunta a alguien si les gusta el sushi, y que no saben lo que es, te preguntarán, ‘¿Qué es esto?”" Si usted les dice que es pescado crudo, que te dirán que no quieren. Pero si les ofreces un apetitoso ejemplo, es una historia diferente.

Alicia Díaz

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Sobrecargado? Pruebe una Asistente Virtual

Fuente: BBC – By Ian Jolly

TRABAJAR DESDE CASA ES CADA VEZ MÁS POPULAR.

Internet y otras nuevas tecnologías han cambiado la forma en que muchos de nosotros trabajamos y los títulos de nuestros puestos de trabajo. Así, en lugar de una secretaria, busque una Asistente Virtual.

“Las Asistentes Virtuales” trabajan desde su casa, ofrecen servicios para las empresarios que tal vez no tienen suficiente trabajo para justificar el empleo de personal administrativo de tiempo completo

Es una atractiva forma de trabajar para muchas personas ya que se puede hacer en cualquier momento del día.

Jill Spencer es una antigua organizadora de conferencias , que vive en las afueras de Looe Cornwall. Ella se había retirado, pero decidió ganar un poco de dinero extra, convirtiéndose en una Asistente Virtual, lo que significa que no tiene que salir de su casa en su país idílico.

Sus Propios horarios
Ella ha hecho una serie de contactos durante su carrera, y pronto fue proporcionar todo, desde llevar libros de contabilidad a investigaciones para los clientes en todo el Reino Unido.

“Se puede trabajar a su propio horario”, explica Jill.

“”Usted no tiene que comenzar a las 9 y terminar a las 5. Si se trata de un bonito día podrá sentarse en el jardín y hacer el trabajo por la noche.”,
Precios pueden variar entre £ 15 y £ 30, pero para muchas personas, la mayor ventaja es la flexibilidad.

“”Yo no estaba buscando ganar una fantástica cantidad de dinero”, dice Jill. “Usted hace tanto o tan poco trabajo como desea hacer.”,

Los instrumentos básicos son una computadora, un fax y un teléfono móvil, aunque una buena impresora puede ser necesaria para algunos trabajos de presentación
.
Cualquier persona con habilidades de oficina podría establecerse como Asistente Virtual, y existen organismos que dan consejos sobre cómo empezar y qué equipamiento comprar, y también ofrecen programas de capacitación

Carrera ideal
La Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (IAVA) fue fundada para informar a las empresas la posibilidad de utilizar Asistentes Virtuales, y también para dar a los teletrabajadores un foro para compartir los logros y problemas.

El IAVA de Bridget Postlethwaite, quien administra una empresa de Asistencia Virtual desde su casa en las islas Channel desde 1997, cree que se trata de una carrera ideal para muchas personas. Si bien los conocimientos de oficina servirán de base, dice a menudo los clientes pueden estar buscando diferentes atributos en sus Asistentes Virtuales

“Las empresas obtienen un gran beneficios de este sistema, ya que sólo utilizan una Asistente Virtual cuando necesitan una”, dice.

“Usted puede tener tal vez un asistente de un nivel más profesional de lo que usted recibiría si contratase alguien de tiempo completo.

“Si un hombre de negocios puede estar fuera de la oficina haciendo algo que realmente quiera durante el día, a sabiendas de su VA estará ahí para hablar con él por la noche si quiere, hará una gran diferencia en el estilo de vida de todos.”

Si bien no hay duda de la creciente demanda de las asistentes virtuales, parece que cada vez más personas están interesadas en salir de la oficina y trabajar desde el hogar.

Una nueva investigación realizada por la agencia de contratación Kelly Services predice que para el año 2020 una cuarta parte de todos los trabajadores del Reino Unido se basará en el hogar, con la mitad haciendo algún tipo de trabajo a distancia de un momento u otro.

Las diferencias culturales
El Reino Unido es más progresista en lo que se refiere a nuevos métodos de trabajo que muchos otros países europeos.

En Francia, por ejemplo, hay una resistencia a los ejecutivos al teletrabajo porque les preocupa lo que los vecinos piensan que si no ponen en sus trajes y van al trabajo.

El número de teletrabajadores en el sur de Europa está por debajo de la media europea.

Las razones de esta división cultural se examinaron en la conferencia de Teletrabajo 2000 en Londres la semana pasada.

Bettina von Stamm de la London Business School, dice que la confianza en sí mismo, la cesión de la autoridad y la autonomía son claves para el éxito en el teletrabajo y el estilo británico de la gestión ha fomentado esas cualidades.

“Hay profundas diferencias en las actitudes culturales a lo que constituye el estado del trabajo”, dijo Alan Denbigh Reino Unido de la Asociación de Teletrabajo.
“Los trabajadores por cuenta propia en Finlandia son generalmente clasificados como empresarios, y probablemente no sea ninguna coincidencia el hecho de que este país tiene el mayor porcentaje de teletrabajadores en Europa.”

Alicia Díaz

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A la Distancia, Asistentes Virtuales

La figura de la asistente virtual nace una década atrás en los Estados Unidos como respuesta a las nuevas exigencias laborales y con el doble objetivo de permitir que más mujeres trabajen desde su casa, manejando sus propios horarios y honorarios, además de abrir un abanico tecnológico de posibilidades para profesionales y empresas que buscan delegar tareas sin tener que contratar personal a su cargo.

Las asistentes virtuales o VA (siglas que las identifican internacionalmente) son una generación de entrepreneurs certificadas para desempeñarse en la actividad de asistencia a distancia, “Las VA trabajan de manera independiente, llevan adelante su propio negocio on line, y proveen asistencia a clientes de todas partes del mundo, además de capacitarse y actualizarse constantemente”, explica Bárbara Langer, asistente virtual y directora de Asistencia Virtual.com ( www.asistencia-virtual.com ).

Un estudio sobre el tema realizado en 2004 por Brenner Information Group, empresa dedicada a la investigación y armado de reportes y libros relacionados con Pricing, y The Alliance for Virtual Business, revela que esta tendencia ya es popular en países como Australia, Canadá, Francia, la India, Nueva Zelanda, Escocia, el Reino Unido y la Argentina.

En la actualidad, se cuentan cerca de 20 mil asistentes virtuales certificadas en todo el mundo -mujeres en un 98,2%, según el estudio antes mencionado- y al parecer, la cifra va en ascenso. En nuestro país, la asistencia virtual comenzó a crecer en estos últimos años. En 2001, la empresa de Capacitación para Secretarias Bureau Red Argentina ( www.bureaured.com.ar ), lanzó un programa que ya certificó las capacidades en este sentido de más de 30 mujeres.

Además de Bureau Red son varias las empresas locales que brindan este servicio y también hay gran número de mujeres que, gracias a la experiencia adquirida de forma presencial, ofrecen asistencia a distancia por cuenta propia. La gama de compañías o personas que pueden necesitar una asistente virtual es amplia. “En muchos casos se trata de empresas del exterior que quieren abrir un nicho de mercado en la Argentina o de profesionales que requieren una asistente mientras ellos viajan en busca de clientes”, dice Marcela Frugoni, directora de Bureau Red Argentina y pionera de la asistencia virtual en nuestro país. Así también pymes, empresas o negocios que operan a través de Internet y profesionales independientes aseguran encontrar en esta modalidad una salida práctica y rentable para sus emprendimientos.

Modus operandi

El primer paso cuando se solicitan los servicios de una VA, es firmar un acuerdo de mutua confidencialidad para proteger los datos del cliente. Luego, se confecciona un contrato de servicios donde se estipulan tareas que se realizarán, su duración y las responsabilidades de las partes.

Para Langer, “también es importante hacer una cuidadosa definición del trabajo por realizar y de las necesidades que implica. El diálogo es fundamental para optimizar el cumplimiento de los objetivos asignados.

“La mayoría de las asistentes virtuales posee una certificación, además de contar con una capacitación especialmente enfocada en este ámbito. En otros casos, la certificación se basa en un examen de sus aptitudes. Por eso, las VA suelen tener años de experiencia en las áreas en las que luego se desarrollan virtualmente. Muchas de ellas abandonaron puestos corporativos para proveer servicios de manera independiente, tanto administrativos como de diseño gráfico, marketing, redacción, traducciones o consultoría, entre otros”, explica Langer.

Además se les pide que posean nociones de atención al cliente, conocimientos de gestión y e-marketing, así como un amplio manejo de las herramientas informáticas. En el caso de Bureau Red, las futuras VA se manejan con un código de ética propio que, según Frugoni, constituye la principal fuente de confianza de los clientes. “Cuando existen ciertos valores prefijados y capacitación permanente, las empresas tanto locales como extranjeras se sienten muy tranquilas a la hora de contratar una asistente.”

Las ventajas

A diferencia de una secretaria “real” y full time, las asistentes en línea generalmente cotizan sus servicios por hora o por proyecto; y ése es uno de los principales beneficios citados por los usuarios de la modalidad virtual: la posibilidad de contratar ayuda puntual sólo cuando se la necesita.

Por otro lado, las VA trabajan desde sus propias casas u oficinas, y se comunican con sus “jefes” a través del e-mail, el chat, la videoconferencia o el teléfono, lo que también genera ahorro en términos de espacio e insumos. “Para las empresas del exterior que quieren posicionarse en nuestro país es mucho menos costoso contratar una asistente virtual que abrir una oficina aquí -afirma Frugoni-. De la misma manera, alguien que viaja constantemente puede ser acompañado en forma virtual a cualquier lugar del mundo sin que la VA se mueva de su escritorio.”

Darío Ortiz, presidente de la compañía Hispanic Real Estate & Financial Group en Estados Unidos, asegura que la clave para que la incorporación de una asistente virtual resulte positiva es trabajar con personas honestas, transparentes y capaces. “Nuestra empresa incorporó el sistema de VA en 2005 y, gracias a eso, logró una significativa expansión en Internet, además de un ahorro increíblemente grande en todo nivel.” Para Ortiz también es importante “que la asistente tenga un profundo conocimiento del tema que va a manejar, sin olvidar la calidez y el sentido humano”.

Y concluye: “Teniendo en cuenta que las empresas argentinas salen a vender sus productos en el exterior y las compañías internacionales desean instalarse en nuestro país, la figura de la asistente on line tiene cada vez más peso en el mercado laboral”.

Luciana F. Southwell

Actividades virtuales
Estos son los servicios más realizados por las VA, según la encuesta realizada en 2004 por The Alliance for Virtual Business y the Brenner Information Group.

* Soporte administrativo (88,8%)

* Asistencia virtual en general (86,4%)

* Procesador de textos (83,4%)

* Servicios de secretariado (80,5%)

* Tipeo (79,9%)

* Búsqueda en Internet (76,9%)

* Data entry (75,1%)

* Mantenimiento de base de datos (72,2%)

* Manejo de hojas de cálculo (72,2%)

* Diseño gráfico (71,0%)

Fuente: Bárbara Langer

Fuente: http://www.lanacion.com.ar/813358

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Adiós a la Secretaria Ejecutiva, llegan las Asistentes Virtuales

La tendencia, que ya existe en el resto del mundo, crece en Argentina, hasta se dictan cursos para enseñar a las profesionales a trabajar de esa manera con cifras horarias que van de los $ 25 a los $60.

Ximena Casas, Buenos Aires

No importa si se trata de un empleado o un alto ejecutivo, ya sea de una multinacional o una pyme, trabajar fuera de la oficina se ha vuelto cada vez más frecuente. Las secretarias tampoco se quedan fuera de esta tendencia. Algunas se animan a comenzar su nuevo negocio y se convierten en Asistentes Virtuales.
Que las diferencia de las secretarias tradicionales? Las Virtuales trabajan desde su casa en forma freelance, utilizan su propio equipamiento –con la tecnología necesaria para estar conectada con sus clientes- y facturan honorarios por el tiempo real en el que realizan sus tareas. En cambio, quienes las contratan, maximizan la relación costo-beneficio (pagan únicamente por lo solicitado)y ahorran en gastos laborales, equipo y espacio de oficina.

“Somos microemprendedoras. Ofrecemos servicios secretariales por valor pero a distancia. Trabajamos, para emprendedores, profesionales independientes y pymes que no necesitan empleados full time y no quieren aumentar su personal” define Victoria Miles, quien se volcó a la Asistencia Virtual en Noviembre último luego de 15 años de secretaria ejecutiva en distintas empresas.

Además de desempeñar las funciones clásicas (confirmar entrevistas, hacer el papeleo de rutina, coordinar vuelos y reservas de hotel), las Asistentes a distancia también realizan presentaciones, seguimiento de artículos publicados en la prensa y servicios de transcripción, redacción, contabilidad y compras. También se ocupan de tareas de marketing, como supervisar un plan de marketing o actualización de bases de datos. Además encuentran un campo de acción en la web, algunas se especializan en mantenimiento de sitios y blogs y en la confección de newsletters.

Gracias al correo electrónico y otras herramientas, Chat, videoconferencias y soluciones de voz por IP está on line con sus jefes. “Usamos toda la tecnología disponible para hacer y entregar nuestro trabajo de la forma más eficiente” cuenta Barbara Langer quien dirige el sitio Asistencia Virtual.com. Para las secretarias on line, la distancia no tiene límites. “Trabajo para un conferencista colombiano que me envía sus charlas en formato mp3 para que las transcriba. Es algo que puedo hacer desde Buenos Aires sin problemas. Por eso recibimos muchos pedidos de clientes desde el exterior” destaca Langer.

Aunque se promocionan en páginas web las secretarias virtuales reconocen que consiguen la mayoría de sus trabajos por referencias o gracias al boca a boca.
Una Asistente Virtual pude contratarse por hora (entre $25 y $60) o mediante un abono mensual, para ciertas tareas. “Prefiero trabajar en forma recurrente con la misma persona porque así me siento parte del equipo”, señala Miles. Quienes contratan el servicio ven un incremento en la eficiencia y productividad. Pueden ofrecen una imagen más profesional frente a clientes y proveedores.

Aunque en el mercado local es todavía incipiente, el negocio de las Asistentes Virtuales está muy desarrollado en los Estados Unidos, -donde comenzó hace una década-, Canadá, el Reino Unido y Australia, donde se las conoce como VA (Virtual Assistants). Según una encuesta de la Cámara de Comercio de Asistentes Virtuales, una organización estadounidense, existen entre 5000 y 8000 Asistentes Virtuales en el mundo. En la Argentina unas 60 personas ya han realizado algún curso para certificarse como tales.

En las empresas de personal temporario también comienzan a detectar interés por este tipo de servicio. “Recibimos algunos pedidos de empresas multinacionales que solicitan secretarias virtuales para trabajos puntuales, como help desk de un proyecto o la confirmación de la lista de invitados a un evento. Probablemente utilizan esta forma de trabajo en sus países de origen. Creo que es una modalidad aún poco conocida pero que crecerá y permanecerá. Es útil para quienes no quieren incorporar otra persona a su entorno laboral” explica Pablo Liotti, director de Grandes cuentas de Adecco.

Fuente: El Cronista Comercial

Alicia Díaz

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